「Googleのツール、なんとなく使っているけれど、もっと便利な機能がある気がする……」 そんなふうに感じていませんか？
この記事では、今日からすぐに使えるGoogleツールの「業務効率化テクニック」をまとめてご紹介します。基本設定から意外と知られていない裏技まで、知っているだけで差がつく情報が満載です。
これらを活用して、日々の業務をスムーズに進めましょう！
Google Chrome：ブラウザの基本を最適化
まずは毎日使うブラウザ、Chromeの設定を見直しましょう。
ショートカットキーを有効にする（Gmailなど）
Google Workspaceツールでショートカットキーを使えるようにする設定です。マウス操作が減り、作業スピードが格段に上がります。
- Gmailを開き、右上の歯車アイコン [設定] をクリック。
- [すべての設定を表示] を選択。
- [キーボード ショートカット] の項目までスクロール。
- [キーボード ショートカット ON] にチェックを入れる。
- ページ最下部の [変更を保存] をクリック。
Chromeは常に最新版に！
「昨日までできなかったことが、今日からワンクリックでできる」 Googleツールではそんなことが日常茶飯事です。最新機能を逃さないため、そしてセキュリティ強化のために、常に最新の状態を保ちましょう。
- 更新手順： 右上の [︙] > [ヘルプ] > [Google Chrome について]
- 再起動： 更新後、[再起動] ボタンが表示されたらクリックして完了です。
タブをグループに追加して業務ごとにタブを開けしめする
タブのグループ化で画面スッキリ
ブラウザのタブを開きすぎて、どれがどのページかわからなくなっていませんか？ タブを右クリックして「グループに追加」を選べば、案件ごとにタブをまとめて整理できます。グループごと別ウィンドウに移動したり、一括で閉じることも可能です。
Googleカレンダー
カレンダーは単なるスケジュール帳ではありません。「時間の家計簿」として活用しましょう。
便利ショートカット
基本の操作とコツ
- 予定の作成： 左上の [＋作成] または、日付をクリック。
- 期間設定： 日付をまたいでドラッグすれば、長期の予定も一発登録。
- 日程変更（リスケ）： 予定をドラッグ＆ドロップで新しい日時に移動させるだけ。入力し直す必要はありません。
複数のカレンダーを使い分ける
仕事の予定だけでなく、チーム共有用やプライベート用など、目的別にカレンダーを作成・表示できます。
- 作成方法： 左サイドバー [他のカレンダー] の横の [＋] > [新しいカレンダーを作成]
- 共有方法： 作成したカレンダーの [︙] > [設定と共有] > [ユーザーを追加]
- 通知設定： チームで共有していても、通知は個別に設定が必要です。「大事な予定を見逃した！」を防ぐため、各自で通知設定を行いましょう。
作成例
- 告知予定カレンダー
- 子ども予定カレンダー
- Todoリスト
作成したカレンダーを誰かと共有したい
左側のバーのマイカレンダー【共有したいカレンダーにマウスを載せるとでてくる（⋮）】→【設定と共有】→【ユーザーやグループを追加】
予定の通知設定
ポップアップ通知やメール通知設定を自由に増やしたり減らしたりすることができます。左側のバーのマイカレンダー【通知設定したいカレンダーにマウスを載せるとでてくる（⋮）】→【設定と共有】→【予定を通知】
チームで通知設定する際の注意点
チームでカレンダーを共有していても、参加メンバーは一人ひとり個別で通知を設定しないと通知は届きません。
カレンダーを共有してもらい通知機能を使用したい場合は、各自設定してください。
他人のカレンダーを検索
左のサイドバーの【ユーザーを検索】で名前を検索すれば、特定の方の予定を表示することが可能。公休・出勤場所・会議中かどうかなど、あらかじめ調べることが可能
Gmail
便利な初期設定とラベル分け方法
Gmail便利なおすすめ設定
【右上の歯車マーク】→【すべての設定を表示】
送信取り消し:取り消せる時間:30 秒
「送信ボタンを押した瞬間にミスに気づいた！」という経験はありませんか？ 設定で取り消せる時間を最大にしておけば安心です。
設定場所： [設定] > [すべての設定] > [送信取り消し]
推奨設定： 30秒（デフォルトは5秒と短いため変更必須です）
署名設定
メール作成時自動で最後に署名を追加する設定ができます。
署名を毎回自分でコピペしてる人は必ず設定してください。
メールの予約送信
送信ボタンの隣の▲から【送信日時の設定】
退勤間近に時間が空いたからメールを作成したいけど、送信日時は次の日が良い場合など、メールの予約送信が便利。明日送ろうとしてメールし忘れることの防止にもなります。
PC画面
スマホ画面
自動メールラベル振り分け方法
重要なメールを見忘れないために、ラベル機能を使ってメールを振り分けたり整理しましょう。ラベルはハッシュタグのような機能で、たとえば「報告」「緊急」「◯◯宛」などのラベルを作成してメールに付けることができます。
フィルタ条件では、特定の文字がタイトルに含まれている場合、特定のメールアドレスが含まれている場合など自由に設定できます。
ラベルを使った自動振り分けを設定する方法
ラベルを作成する
ラベルの色を変更する
振り分けたいフィルタで検索
オリジナルの連絡先グループを登録したい
何度も同じグループにメールで連絡している場合は【連絡先アプリ】で連絡先グループを登録すると送信先を１回で指定することができます。
【新規ラベル】を作成
ラベルに登録したい連絡先のアイコンの部分にマウスポインタをマウスオンすると出てくる【チェック】を押してラベルをチェック、対象のラベルにドロップ
メール作成時に【ラベル名】を検索
ToDoリスト
「いつかやる仕事」をカレンダーに書くと、スケジュールが埋まって見づらくなります。タスク管理は「ToDoリスト」に任せましょう。
チャットスペースからTodoを追加するときは誰かにタスクを依頼することもできます。
Todoリストをカレンダーに表示
【タスクを追加】で作成。毎週水曜、毎月28日、固定の締め切りなど自由に設定できます。
メールからToDoリストに登録
メール表示画面からToDoリストに登録する方法
【登録したいメールを開く】→【下記のアイコンをクリック】
メールタイトル一覧からToDoリストのサイドパネルにドラッグして登録する方法
【メールタイトルをドラッグ】→【ToDoにもっていく】
チャットスペースからToDoリストに登録
チャットスペースにて【ToDoリスト】→【タスクを追加】
【割り当てる】を使用する際の注意点
【割り当てる】を使うと、割り当てられた人のToDoリストに飛びます。設定した人にはリストは飛びません。
Google ドライブ
「マイドライブ」と「共有ドライブ」の違いを理解していますか？ ここを間違えると、退職時などにトラブルになる可能性があります。
マイドライブ
個人用のクラウドストレージで、個人のファイルやフォルダを保存する場所。
共有設定をしない限りは他の人からは見られない。
マイドライブにアップしたデータでも他の人に共有できなくもないが、個別に共有設定をする必要がでてきます。
共有ドライブ
チームや組織で共有するクラウドストレージで、チームのファイルやフォルダを保存する場所。
あらかじめ共有設定をしたファイルを用意しておけば、
そこにアップされたデータは個別に共有設定をする必要がありません。
チームで共有するデータは【共有ドライブ】にUP！
ドライブデータ共有の閲覧権限の設定方法
ファイルの右側にある【⋮】から共有ができます。「スプレットシート」「ドキュメント」など他のツール同様、閲覧権限の設定ができます。
共有ファイルのアイコンの見分け方
フォルダの中に「人のアイコン」があるものは誰かに共有済み。
Google Chat
ダイレクトメッセージ
個人やグループでメッセージのやり取りができます。
スペース
チームやプロジェクトごとに会話を整理し、【スレッドで返信】【ファイル共有】【タスク管理】も行えます。
スペース内で一度共有したファイルや文字情報を探す方法
共有中タブから探す
共有中タブを開くと過去にチャット内で共有した【ファイル】【リンク】【メディア】を一覧で探すことができる
検索から探す
スペース内で検索したいときは探したいスペースを開いた状態で【🔍️アイコン】を押してから検索
Google Meet
オンラインミーティングでの基本操作を覚えましょう。
画面共有
画面共有は、見られたくないChat通知などが公開されない【ウィンドウ】がおすすめ。
録画
録画をする場合は必ず、参加者全員に必ず許可をお取りください。許可なく録画することは違法です。
【⋮】→【録画を管理する】→【録画を開始】
録画保存時の注意点
録画終了すると、数分後Googleドライブに自動保存されメールで通知が届きます。
録画ボタンは誰か押しても、最初にミーティングURLを作成したホストのGoogleドライブに保存されます。録画ボタンを押した人のGoogleドライブに保存されるとは限りません。
カレンダーからミーティングの招待する方法
【カレンダーを開く】→【日程を選択】→【下記を記載】→招待メールを送信しますか？で【送信ボタン】を押す。
ゲストに追加されたメンバーに自動でお誘いメールが飛びます。
誘われた方は【承認】を押すと自動でカレンダーに予定が登録されます。
スプレットシート
最低限の記載ルール
自分だけでなく、チーム全員が使いやすいシートを作るための「鉄則」です。
絶対に守りたい記載ルール
- A1セルから書く： Excelの癖でB2から書き始めない。A1から書くことで、データ連携やAI活用がしやすくなります。
- セルの結合は禁止： データの並べ替えができなくなります。
- 1セルに1データ： 「2025/12/15 会議」のように日付と内容を混ぜず、セルを分けましょう。
- 日付・数字は半角： 全角や丸数字（①など）は計算エラーや文字化けの原因になります。
配色が苦手な人はテンプレートを利用
パターン１
【文字が書いてあるセルをクリック】→【Ctrl + Aで表全体を選択】→【表示形式】→【交互の背景色】
パターン２
【文字が書いてあるセルをクリック】→【Ctrl + Aで表全体を選択】→【表示形式】→【テーブルに変換】
知ってると便利な機能
特定のセルのリンクを所得する方法
飛ばしたいセルを選択した状態で【右クリック】→【セルでの他の操作項目を表示】→【このセルへのリンクを所得】
ブックマークするときに便利。シートがたくさん増えても、常に一番左のシートのURLを所得する方法（最新シート所得）
スプレッドシートのシートが増えても、常に一番左（先頭）にあるシートを自動で開きたいと思ったことはありませんか？ 実は、URLを少し加工するだけで、ブックマークを毎回更新する必要がなくなります。
https://XXXXXX/edit?gid=XXXXXX#gid=XXXXXX↓editから後ろを消去する↓
https://XXXXXX/editこの短いURLをブックマークしておけば、新しいシートを左側に追加していっても、常に最新（先頭）のシートにアクセスできます。
GAS・関数・マクロの違いとは？スプレッドシートの自動化をマスターしよう！
「スプレッドシートを便利に使いたいけれど、用語の違いがわからない……」 そんな悩みをお持ちですか？それぞれの特徴を「身近なもの」に例えると、役割の違いがはっきりと見えてきます。
GAS (ロボットプログラミング)： Google Apps Script。メール自動送信や複雑な連携など、プログラミングで自由自在に操る機能。
関数（電卓）： 合計や平均、データの検索など。リアルタイム計算が得意。（例：SUM, VLOOKUP）
マクロ（録画再生）： 決まった操作（並べ替えや書式設定）を録画して再生する機能。
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Googleスプレッドシートの作業効率を劇的に上げるショートカットキーを厳選して紹介。基本操作から、関数・数式、移動まで、よく使うショートカットを網羅しています。
スプレッドシートは、データの管理や分析に非常に便利なツールですが、初心者にとっては多くの関数が存在しているため、何を覚えれば良いのか迷ってしまうこともあります。そこで今回は、ExcelやGoogle スプレッドシートを使用する際に、特に初心者が覚えておくべき基本的な関数を紹介します。これらの関数をマスターすることで、作業の効率が大幅に向上しますよ！
Googleフォーム
社内申請やアンケートはGoogleフォームを使えば、転記作業がゼロになります。
質問形式の種類
回答率を上げる作成のコツ
- 質問の数を減らす。
- 送信までのクリック数をなるべく少なくする。
- 設定から変更できる【進行状況バーを表示】して、回答者に後どれぐらい回答すればいいかわかるようにする。
- チェックボタン・ラジオボタン・日付入力タブを利用して入力者ができるだけ文字を打たなくて良いように作成する。
フォームの設定
【編集画面】→【設定】
回答結果をスプレットシートとリンク（連動）し確認する
【編集画面】→【回答】→【スプレットシートにリンク】→【作成】
リンク（連動）したスプレットシートから、Googleフォームを編集する方法
【ツール】→【フォームを管理】→【フォームを編集】
新しい回答についての【メール通知】を受け取る方法
【編集画面】→【回答】→【⋮】→【新しい回答についてのメール通知を受け取る】
まとめ：ツールに使われず、使いこなそう！
Googleツールは日々進化しています。 すべてを一度に覚える必要はありません。「これは便利そう！」と思ったものから一つずつ取り入れてみてください。
小さな業務効率化の積み重ねが、大きな時間の余裕を生み出します。 まずは、「Chromeの送信取り消し時間を30秒にする」ところから始めてみませんか？